Deseas conocer totalmente lo que significa una cuenta de cobro, pues no te pierdas el contenido de este artículo donde te daremos todos los detalles.
Cuenta de cobro
Este proceso se realiza como una actividad de tipo financiero comercial en Colombia. Como una forma para proceder al cobro de una deuda después de haber vendido, ofrecido o prestado un servicio, producto o negocio.
Hoy te daremos toda la información necesaria para poder conocer como empresario o comerciante, el tipo de cuenta de cobro. También cuáles procedimientos se puede aplicar para recuperar el dinero, después haber prestado un servicio o vendido algún producto o bien.
¿Quiénes generan la cuenta de cobro?
La herramienta de cobro a través de la cuenta se lleva a cabo según lo establecido en el Artículo 616-2 del ET (Estatuto Tributario), en donde se expresa claramente la exoneración a las personas naturales que negocian bienes y servicios del IVA, pero con la potestad de poder emitir facturas.
Personas naturales
Las personas exoneradas se clasifican, ubican y se identifican con el tipo de régimen donde se exige la emisión obligatoria de facturas; después de prestar un servicio, según el artículo 617 del E.T. Tomando en cuenta este criterio, toda persona jurídica y natural está en la obligación de generar una factura, la cual será la certificación de haber vendido un producto o prestado un servicio.
En consecuencia, al no cancelar a tiempo el monto por el uso del servicio o producto se genera una cuenta de cobro a nombre del deudor. En el caso de las personas naturales deben utilizar un formato de cuenta de cobro para poder tener el registro de sus cuentas pendientes.
Personas Jurídicas
Las empresas en este caso necesitan el soporte, sobre todo cuando los movimientos de negocios son muy activos. Representa para una empresa el soporte que avala la compra y donde se incluyen todos los datos del vendedor (Más adelante veremos algunos modelos).
El soporte fiscal representativo debe ser respaldado por un documento que permita consolidar la acción de la deuda. Esto también está tipificado en el Estatuto Tributario, Artículo 618-2, según decreto 522, del año 2003.
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Los compradores
Son los generadores de la deuda y directamente de la herramienta de cuenta de cobro. Sin embargo los compradores que no pertenezcan al régimen común necesitan estos soportes para establecer los costos del cliente, es decir se debe entregar una copia de la factura para que tenga en cuenta su deuda.
Aunque no están directamente vinculados con la creación de cuenta de cobro, son parte de ella y causantes en la presencia de un elemento en dicha cuenta. Todo esto también se encuentra contemplado en el artículo 771-2 de la ET.
Formatos de cuenta de cobro
Vamos a ver a continuación el formato cuenta de cobro utilizados para las cuentas de cobro, también vemos parte del contenido y estructura. Es importante mencionar que estas cuentas no tienen ningún tipo de carácter legal: solo se utilizan para realizar cobros en el uso de bienes y servicios.
En este sentido el lector debe tenerlo en cuenta; de manera que al emitir una factura no necesariamente está en la obligación de emitir una cuenta de cobro; en caso contrario es bueno entonces que conozca la estructura de este tipo de cuentas.
Asimismo, no debe olvidar que al exponer su formato de cuenta de cobro, tiene que llevar consigo el Registro Único Tributario (RUT). Lo anterior es válido cuando se trata de la primera vez que se negocia con la compañía.
- En primer lugar debe contener el nombre de la persona jurídica a quien se le realizará el cobro del producto o servicio, además es importante indicar el número de NIT.
- Tener la fecha en la cual se llevó a cabo el negocio.
- Describir el concepto de la compra.
- Detallar el monto en pesos colombianos, jamás en otro tipo de moneda, así se negocie en ella, se deben hacer los cálculos para llevarlos a la moneda oficial del país.
- Si se hacen retenciones se deben indicar y restarle al monto total de la deuda.
- Mantener la secuencia numeral en las cuentas, para poder identificar la negociación correspondiente.
- Tiene que poseer dígitos secuenciales que permitan determinar cuál es la negociación correspondiente a la cuenta de cobro.
Estas especificaciones son las más importantes. No existe un modelo único o general para estructurar una cuenta de cobro; sólo se elaboran según las condiciones de venta que se hayan realizado, además, sirven de constancia para tener en cuenta la deuda.
Otra recomendación en la elaboración del formato está relacionada con los detalles. No olvide colocar toda la información generada en el proceso de compra, trate de no obviar los datos personales y fiscales del comprador en caso de ser una empresa, para las personas naturales tomar todos los datos necesarios.
A continuación presentamos un modelo cuenta de cobro y cómo hacer una cuenta de cobro. En este caso es un tipo muy sencillo pero que puede servir como ejemplo o modelo para desarrollar una cuenta de cobro más vinculada a los negocios de la empresa.
Se puede utilizar un modelo de hoja en Word, con letra trial, tamaño 12 y separaciones entre líneas de 1, veamos el modelo:
- La fecha colocada hacia la derecha.
- Nombre de la empresa o cliente deudor.
- Número de NIT, el cual es el número de identificación del cliente.
- Luego se coloca «Debe a:» Seguido del nombre de nuestra empresa o nuestro nombre.
- Número de identificación nuestro.
- El monto en números y letras, para evitar correcciones.
- Se debe especificar el concepto, por ejemplo venta de …. Servicios de……
- Colocar debajo «Para pagar en la Cuenta de Ahorros o corriente Número X del banco Y, a nombre de (Se coloca el duelo de la cuenta), con número de identificación Z.
- Debajo se debe colocar nuestro número telefónico, la dirección
El gobierno colombiano a través de su sitio oficial ICBF ofrece algunos formatos de cuentas por cobrara para evitar las diferencias en sus especificaciones y estructura.
Como soporte
Las grandes empresas deben gestionar cuentas de cobro grandes a diferencia de pequeños comercios y personas. Es decir, las empresas que mantienen unas cuentas de cobro abultadas pueden estar protegidas por algunas condiciones establecidas en las normativas vigentes de comercio en el país, para poder garantizar el cobro de las cuentas a los proveedores.
El estado puede asumir algunas deudas cuando estas cuentas se consideren impagables, pero siempre deben estar contenidas con un buen soporte y verificación por especialistas en registros contables y el deudor o contribuyente reconozca la existencia de dicha deuda.
Conclusión de cuenta de cobro
En otras palabras, el contribuyente reconoce la deuda contraída con el proveedor y por ello se realiza el pago de la deuda. Es decir, en esta transacción hay dos partes claramente definidas, una que provee un bien o servicio; otra que reconoce la deuda y la cancela.
La única manera que este documento tenga soporte fiscal, es teniendo elementos que establezca la ley, en este caso el soporte fiscal es el documento emitido por las empresas cuando reconocen el compromiso con el proveedor.